В последнее время много говорят об «умной работе», поскольку она получила распространение во время чрезвычайной ситуации в области здравоохранения, связанной с Covid-19. Многие работники были вынуждены, в связи с ограничениями, наложенными для остановки пандемии, работать из дома или удаленно. Сегодня почти 90% крупных компаний хотят продолжать внедрять «умную» работу, и только в Италии уже насчитывается 4 миллиона «умных» работников.

В этом руководстве я помогу вам понять, что такое умная работа , как она работает и как начать. В частности, я пролью свет на определение понятия «гибкая работа», подведу итог нормативным актам, регулирующим ее, и расскажу о том, что нового ждет нас в будущем, а также изучу ее преимущества и лучшие модели «умной» работы в Италии.

Что такое умная работа: определение и значение гибкой работы

В этом разделе я подробно объясню, что такое умная работа. Кроме того, вы найдете объяснение и значение слова «agile working«:

Умная работа или гибкая работа — это новая философия управления, охватывающая компании, людей и окружающую среду. Этот режим предоставляет работникам гибкость и самостоятельность в выборе:

  • пространства;

  • часы работы;
  • инструменты, которые будут использоваться для осуществления деятельности.

Работа организована по фазам, циклам и целям, которые устанавливаются между работником и работодателем. Этот режим способен принести значительные выгоды компаниям, которые его используют, с точки зрения производительности, достижения целей, благосостояния, качества жизни сотрудников и конкурентоспособности. В частности, маневренная работа позволяет работнику совмещать работу и личную жизнь.

Как работает Smart Working: все основные принципы

Философия умной работы вместе с ее преимуществами и последствиями принимается все большим количеством компаний по всей Италии. Существует несколько основных принципов, лежащих в основе гибкой работы. Каждый проект agile work должен быть основан на четырех основных принципах, которые дополняют друг друга: технологии, навыки, пространство и культура работы.

Технологии

Перед началом любого проекта «умной работы» необходимо проанализировать имеющиеся технологии, чтобы понять, осуществима ли инициатива или нет.

Технологии являются основополагающими элементами для сотрудников компании, поскольку они не только облегчают их работу, но и позволяют им работать по-новому. Без соответствующих технологий невозможна реализация «гибкой работы», которая должна включать виртуальное рабочее пространство, доступное в любом месте и в любое время.

Технологии умного труда можно разделить на четыре макрокатегории:

  1. Социальное сотрудничество: в эту группу входят все инструменты, помогающие наладить коммуникацию. К ним относятся обмен мгновенными сообщениями, веб-конференции и инструменты конвергенции фиксированной и мобильной связи, такие как Trello и Zoom. Эти технологии позволяют ограничить передачи для встреч, где присутствие не является необходимым, и поощряют удаленное сотрудничество между коллегами, клиентами и партнерами;
  2. Безопасность: если команда общается и работает удаленно, она должна быть уверена, что виртуальное рабочее пространство безопасно для безопасного обмена информацией. Услуги по обеспечению безопасности включают традиционные варианты, такие как доступ через виртуальную частную сеть или облачные решения, например Dropbox;

  3. Мобильность: к этой категории относятся все те устройства, которые позволяют получить доступ к услугам и рабочим инструментам удаленно, устраняя необходимость в постоянном местонахождении;
  4. Технологии рабочего пространства: это все те технологии, которые позволяют более гибко и эффективно использовать рабочую среду. К ним относятся wi-fi, средства видеоконференций, телеприсутствия и централизованные зоны печати.

Навыки

Наличие цифровых технологий необходимо для того, чтобы обеспечить «умную» работу. Для того чтобы это происходило эффективно, необходимо развивать и обеспечивать, чтобы команда обладала цифровыми soft skills, которые необходимы не только для обеспечения трудоустройства людей, но и для того, чтобы сделать работу максимально умной.

Вот некоторые из приоритетных цифровых «мягких навыков» или сквозных цифровых компетенций, которые необходимо развивать

  • способность переосмысливать и адаптировать рабочие процессы и деятельность с помощью цифровых каналов и новых инструментов;
  • способность эффективно сотрудничать на расстоянии в виртуальных командах;

  • умение использовать различные средства коммуникации для облегчения диалога между удаленными сотрудниками;
  • способность использовать различные технологии, уважая при этом здоровье, уравновешенность и продуктивность отдельных людей и коллег.

Места

Умный труд предполагает изменение рабочего пространства. Обычный офис должен быть преобразован в Smart Office, то есть рабочую среду с гибкими пространствами, которые способствуют сотрудничеству, личному благополучию и интеграции цифровых технологий.

Это означает создание различных пространств, где работник может выполнять все необходимые действия, и выбор наиболее подходящего места для их выполнения. Если вы хотите создать «умный офис» и работать с пространствами, необходимо учитывать четыре характеристики:

  1. Дифференциация: для разных рабочих мест требуется разное пространство, поэтому важно создавать рабочие места с разными характеристиками, чтобы способствовать как сотрудничеству и общению, так и концентрации;
  2. Реконфигурация: помещения должны быть адаптируемыми в случае внезапных потребностей или долгосрочных изменений;

  3. Удобство для жизни: в «умном» офисе должны быть уютные места, созданные не только для того, чтобы быть функциональными, но и с учетом самочувствия людей, их профессиональных потребностей и комфорта;
  4. Интеллект: пространство должно быть интегрировано с правильными цифровыми технологиями, чтобы повысить эффективность его использования и удобство эксплуатации.

Культура труда

Последний столп умного труда — это культура труда. Крупные компании чаще используют «гибкую работу», чем мелкие. В более зрелых компаниях «умная работа» доказала, что создает среду, способную генерировать автономию, ответственность в людях, признавать заслуги сотрудников и развивать таланты.

Положения, регулирующие «умную работу

Agile-работа регулируется рядом нормативных актов, которые мы рассмотрим в следующих строках. В частности, он регулируется Законом № 81 от 22 мая 2017 года, который вступил в силу 14 июня 2017 года, еще до начала пандемии.

Умная работа определяется как альтернативный способ осуществления трудовых отношений, который устанавливается посредством письменного соглашения между сторонами, в котором не установлены точные ограничения по времени и месту работы.

В частности, гибкая производительность освобождается от

  • обязательное физическое местонахождение для осуществления деятельности
  • соблюдение определенного рабочего времени;
  • прямой контроль со стороны работодателя.

Другими словами, услуга может быть выполнена как на территории компании, так и за ее пределами. Не существует фиксированного рабочего места или ограничений по максимальному рабочему времени. Кроме того, можно использовать технологические инструменты для осуществления деятельности.

Индивидуальное соглашение между компанией и работником должно содержать следующие элементы:

  • письменной форме;

  • определить время отдыха и отключения умного работника;
  • регулировать выполнение работы за пределами территории компании;
  • регулировать полномочия работодателя по контролю за выполнением работы вне помещения и выявлять неправомерные действия;

  • представить формы организации по фазам, циклам и целям.

Соглашение может быть как срочным, так и бессрочным и предусматривает ряд правил, защищающих работника во избежание дискриминации. Например, закон предусматривает, что экономический режим, предусмотренный для «умного» работника, такой же, как и для коллег, выполняющих работу в присутствии.

Законы об умной работе включают пункты о безопасности удаленного работника. Согласностатье 18 Закона 81/2017, «работодатель несет ответственность за безопасность и надлежащее функционирование технологических инструментов, предоставленных работнику для выполнения трудовой деятельности». В частности, существуют два обязательства:

  1. работодатель обязан обеспечить безопасность и здоровье умного работника. Он должен раз в год письменно уведомлять работника и его представителя о любых рисках на работе;
  2. работник обязан сотрудничать в осуществлении превентивных мер по устранению рисков.

Умная работа в Италии: некоторые данные и что будет в будущем

Этот раздел посвящен распространению гибкой работы в итальянских компаниях и предприятиях. Число реалий, принявших его, увеличилось в геометрической прогрессии после пандемии. Ниже вы найдете некоторые данные, касающиеся умной работы в Италии и того, что произойдет в будущем.

На сегодняшний день в Италии насчитывается около 4 миллионов «умных» работников. До пандемии их было всего 570 000. Число проворных работников уже выросло во время первой волны Covid-19 до 6,58 млн. человек, что составляет треть всех итальянских работников. С ослаблением ограничений и развитием компании по производству вакцин это число достигло примерно 4 миллионов. Девяносто процентов крупных компаний планируют продолжать внедрять «умную» работу в ближайшие годы.

Умная работа в крупных компаниях

Крупные компании чаще других внедряют гибкий график работы для своих сотрудников. Число «умных» работников в крупных компаниях оценивается в 1,77 млн. человек, при этом 54% сотрудников работают удаленно.

Сектор и тип выполняемой работы, безусловно, являются факторами, которые позволили внедрить «умную» работу. На самом деле, в производственных и розничных компаниях этот процент ниже, в отличие от мира финансов и ИКТ, где в маневренную работу вовлечен больший процент, если не все сотрудники.

Умная работа на малых и средних предприятиях

Процент проворных работников ниже на малых и средних предприятиях. По оценкам, насчитывается 630 000 умных работников, что соответствует примерно 19% сотрудников. Процент сотрудников малых и средних предприятий, работающих «умно», увеличился с 12% до 58% во время пандемии.

Однако бизнес-модели малых и средних предприятий трудно адаптировать к маневренной работе, поскольку существует ряд ограничений в отношении внедрения технологий, необходимых для выполнения удаленной работы.

Умная работа в сфере государственного управления

Число удаленных работников в сфере государственного управления выросло благодаря государственным стимулам и мерам. На сегодняшний день 860 000 государственных служащих работают в режиме smart work. Во время пандемии 58% сотрудников могли работать удаленно.

Что произойдет с сентября 2022 года

С1 сентября 2022 года заканчивается чрезвычайный период для умной работы. Для активации гибкой работы потребуетсяиндивидуальное соглашение с некоторыми упрощениями в коммуникации со стороны компании.

Закон, о котором я говорю, это Декрет № 24/2022, который в статье 10 предусматривает продление до 31 августа положенийстатьи 90, пункты 3 и 4 Декрета-закона № 34 от 19 мая 2020 года. Именно это положение позволило работодателям применять умный труд без индивидуальных соглашений и с упрощенной коммуникацией с Министерством труда.

Декрет Aiuti bis не обновил положения предыдущего, поэтому с 1 сентября все возвращается на круги своя. Компании должны будут заключить индивидуальное соглашение с работниками на основе положений статей 19 и 21 Закона № 81/2017 и коллективных договоров.

Кроме того, Протокол, подписанный Министерством труда и социальных партнеров, установил руководящие принципы для определения соглашения. Вот некоторые из аспектов, которые следует принять во внимание

  • срок действия соглашения, который может быть срочным или бессрочным;
  • чередование периодов работы в компании и за ее пределами;

  • определение мест для исключения работ, выполняемых вне территории предприятия;
  • рабочие инструменты;
  • периоды отдыха работников;

  • методы контроля за выполнением работы, которые соответствуют как Уставу о рабочих, так и правилам конфиденциальности;
  • учебные мероприятия, необходимые для умной работы.

С введениемстатьи 41-bis компаниям не придется передавать индивидуальное соглашение в Министерство труда. Компании должны будут подать форму в электронном видечерез онлайн-сервисы Министерства труда. Необходимые данные — это личные данные сотрудника и дата начала и окончания работы.

Кроме того, работодатель должен хранить индивидуальное соглашение в течение пяти лет. В случае непредоставления информации, на каждого соответствующего сотрудника будет наложен штраф в размере от 100 до 500 евро.

Примеры умной работы

Гибкая работа не является чем-то новым в условиях пандемии коронавируса. Уже десять лет назад крупные итальянские компании предприняли шаги по внедрению «умного труда». Среди них Vodafone, Microsoft, Nestlé и AXA, получившая признание за проект «Умнаяработа, умная жизнь«, с помощью которого она обеспечила повышение производительности, мотивации и баланса между работой и личной жизнью в компании.

Давайте вместе познакомимся с лучшими примерами умной работы в Италии в компаниях и органах государственного управления:

  • AXA Italia — один из самых успешных примеров умной работы на итальянской сцене. В 2017 году компания запустила проект «Умная работа, умная жизнь», с которым получила премию Smart Working Award;
  • Maire Tecnimont, нефтехимическая группа, со своей программой«Будь адаптивным! Think Thank» зарегистрировал различные преимущества, такие как повышение производительности труда и усиление влияния на корпоративную устойчивость, благодаря внутреннему курсу с участием сотрудников;
  • КомпанияCredem стала победителем конкурса 2020 Smart Working Award. Во время пандемии банк предоставил всем сотрудникам, за исключением кассиров, возможность работать полностью удаленно, что достигло 93% персонала;

  • Регион Эмилия-Романья решил ввести с 2019 года маневренную работу с целью повышения цифровых навыков сотрудников, стимулирования сотрудничества и улучшения организации путем продвижения культуры, основанной на достижении целей.

Преимущества и недостатки Smart Working: в чем преимущества и проблемы для компаний и сотрудников

Теперь вы знаете, что такое умная работа, какие законы ее регулируют и кто уже решил внедрить ее в своей компании. Настало время выяснить преимущества и недостатки умной работы, какие выгоды и проблемы она несет для компаний и сотрудников.

Преимущества и выгоды умной работы

Преимущества и выгоды «умной работы» многообразны и затрагивают работников, компании и даже окружающую среду.

Согласно исследованию, проведенному Osservatorio Smart Working, внедрение в компаниях гибкой работы принесло следующие преимущества

  • повышение производительности и рост порядка 15 процентов. Увеличение производительности оценивается примерно в 13,7 млрд. евро в Италии;
  • снижение количества прогулов;

  • снижение затрат на физические рабочие помещения.

Это выгодно не только для компаний, но и для самих работников:

  • Сокращение времени и расходов на дорогу. По оценкам, в среднем на одного «умного» работника экономится около 60 минут. За один год экономия времени составляет примерно 40 часов на одного умного работника;

  • Улучшение баланса между работой и личной жизнью;
  • повышение мотивации и удовлетворенности сотрудников;
  • уменьшение гендерных различий;

  • валоризация человеческих ресурсов и расширение прав и возможностей.

Наконец, умная работа также приносит пользуокружающей среде:

  • снижение выбросов CO2. Каждый работник в среднем преодолевает 40 километров до места работы. Один день в неделю умной работы может сэкономить 135 кг выбросов CO2 в год на человека;

  • снижение интенсивности движения;
  • более эффективное использование общественноготранспорта;
  • валоризация недвижимости ПА путем создания коворкинг-пространств.

Недостатки и проблемы «умной работы

Среди основных недостатков и проблем умного труда, о которых рассказывают работники, можно назвать следующие:

  • сложность разделения рабочего времени и времени личной жизни;
  • сложность поддержания адекватного баланса между работой и личной жизнью;

  • Восприятие чувства изоляции от организации и повседневной жизни.
  • Отсутствие соответствующихтехнологий и цифровых навыков

Различия между гибкой работой и телеработой

Вам интересно, в чем разница между гибкой работой и телеработой? Вы должны знать, что это два совершенно разных способа работы, особенно в плане гибкости и самостоятельности.

Как мы узнали из этого руководства, умная работа — это настоящая философия управления. С другой стороны, телеработа— это работа, которая выполняется вне рабочего места при поддержке коммуникационных и информационных технологий.

Умная работа означает не только удаленную работу, но и гибкость и самостоятельность при выполнении рабочих операций.

Телеработа, с другой стороны, основана на иных принципах:

  • деятельность осуществляется в месте, отличном от места нахождения работодателя;
  • работник осуществляет свою деятельность, используя информационные и коммуникационные технологии;
  • гибкость рабочего времени и организации;

  • телеработа должна осуществляться с рабочего места, т.е. рабочего места, отделенного от других помещений, предназначенных для личной, бытовой и семейной деятельности. Рабочее место должно быть подходящим и является обязанностью работодателя.

С другой стороны, «умная работа » основана на следующих принципах

  • рабочее время выбирается работником самостоятельно;

  • использование инструментов осуществляется в соответствии с потребностями работника;
  • выбор места работы осуществляется в зависимости от выполняемой деятельности;
  • нет фактической рабочей станции. Умные работники могут выбирать работу у себя дома или в центрах компаний, коворкингах, библиотеках и других общественных местах.

3 совета по поиску работы в Smart Working

Вы почти дошли до конца моего исчерпывающего руководства по agile-работе. Прежде чем попрощаться, я хотел бы дать вам 3 совета по поиску умной работы:

  1. Продемонстрируйте свои навыки работодателям: укажите в резюме, чего вы добились на предыдущих местах работы и как вы изменили ситуацию. Также включите рекомендации от предыдущих работодателей. Вы должны продемонстрировать сильные навыки самостоятельной работы и ответственности;
  2. Позаботьтесь о своих социальных страницах и профиле linkedin: покажите работодателям, что вы технически подкованы, то есть умеете обращаться с технологиями и интернетом. Это даст вам преимущество. Включите в свое резюме все свои навыки в области информационных технологий, программное обеспечение и программы, которыми вы умеете пользоваться, в том числе те, которые предназначены для обмена мгновенными сообщениями между командами и для удаленного сотрудничества;

  3. Вы должны быть терпеливы и решительны: поиск работы в сфере smart work требует времени. Сосредоточьтесь на своих целях и не отказывайтесь от поиска. Не расстраивайтесь из-за отказов и, прежде всего, постоянно совершенствуйте свои навыки.