Вам нужен интуитивно понятный инструмент для совместной работы, который может хранить ваши документы и защищать их? Или вы уже пользуетесь стандартной версией Dropbox и хотите узнать, подходит ли вам бизнес-версия? Dropbox Business предоставляет вам все необходимые инструменты для эффективной и безопасной работы даже в удаленном режиме. Вы можете хранить и обмениваться большими файлами, совместно работать над различными проектами и редактировать их в режиме реального времени.

В этом руководстве я расскажу все, что вам нужно знать о Dropbox Business. Вы поймете, как он работает, какие есть планы, какова стоимость, в чем отличия от Dropbox basic и как управлять переходом на версию Business.

Как работает бизнес Dropbox

Dropbox Business имеет множество функций, аналогичных базовой версии, о которой я рассказывал в своем руководстве о том, как работает Dropbox. Помимо этих основных бесплатных функций, есть и другие — для управления командой и проектом, о которых я расскажу в этом параграфе.

Облако Dropbox Business Cloud

Облако Dropbox Business позволяет сохранять, получать доступ и обмениваться файлами и папками, где бы вы ни находились и на любом устройстве. Если вы добавляете, предоставляете общий доступ, редактируете или удаляете файл или папку из облака, они обновляются на сайте dropbox.com и на любом устройстве, подключенном к вашей учетной записи. Эта версия также предлагает продукты для совместного использования, электронные подписи, отслеживание документов и резервное копирование.

Доступ к своему счету

В Dropbox business вы можете получить доступ к своему аккаунту через настольное приложение, на сайте Dropbox.com или через приложение, которое можно бесплатно скачать и установить на устройствах iOS и Android.

При регистрации вы можете выбрать подписку на бизнес-аккаунт. Если у вас уже есть базовый аккаунт и вы хотите повысить его до бизнес-аккаунта, я объясню этот процесс в следующих параграфах.

Dropbox Business на рабочем столе

Настольная версия Dropbox Business предлагает возможность иметь организованное пространство, где вы можете работать индивидуально или с командой и синхронизировать свои проекты. В этой версии вы получаете доступ к большому пространству хранения с такими функциями, как описания, списки дел , комментарии, булавки, инструменты совместного доступа и возможность превратить любую папку в общее рабочее пространство.

Кроме того, вы можете создавать контент непосредственно в облаке, которым можно делиться и редактировать в режиме реального времени с другими членами вашей команды. Вы можете просматривать действия, выполняемые с вашими документами, и получать уведомления о файлах.

Dropbox Business в приложении

Если вам необходимо поддерживать связь с командой в пути, вы также можете получить доступ к Dropbox Business, загрузив приложение на iOS или Android. Приложение позволяет получить доступ к файлам с любого устройства, подключенного к вашей учетной записи.

В приложении вы можете знакомиться с комментариями коллег к электронным таблицам, сканировать документы с помощью камеры вашего устройства и делать файлы доступными дляавтономного доступа.

Все особенности Dropbox business в сравнении с Dropbox standard

В чем различия между Dropbox Business и Standard Dropbox? Давайте рассмотрим их вместе:

  • Dropbox Business был создан для предприятий, поэтому он имеет более продвинутые функции , чем базовый вариант. Например, вы можете решить, какие пользователи могут просматривать определенные документы и файлы. В целом, это дает вам больше контроля над доступом пользователей и общим доступом. Деловые документы хранятся в отдельном месте от личных документов, которые можно упорядочить и защитить по своему усмотрению. Вы можете настроить двухэтапную проверку и отслеживать активность и изменения, внесенные в документы. Ваш аккаунт может быть подключен к другим приложениям и платформам для лучшей организации работы, таким как Slack, Zoom и Google Docs;
  • Dropbox Business предлагает инструменты для облегчения совместной работы пользователей, имеющих доступ к аккаунту, с помощью Dropbox Paper. Это своего рода цифровая доска, в которую можно вставлять документы, тексты, видео и изображения. Эта услуга также отлично подходит для обмена групповыми мозговыми штурмами, заметками и записками. В нем также имеется чат, который упрощает общение между коллегами и пользователями;
  • Dropbox Business — это инструмент, повышающий продуктивность команд, работающих удаленно, благодаря возможности совместной работы над одним и тем же документом в режиме онлайн в одно и то же время. Вы также можете заблокировать файлы, если не хотите, чтобы другие пользователи могли их редактировать. Ваши коллеги по-прежнему могут просматривать, комментировать и обмениваться файлами с другими. Кроме того, в эту версию включено машинное обучение, которое полезно для автоматического распознавания текста изображений в случае документов и форм, отсканированных и загруженных в профиль;
  • По сравнению со стандартной версией, Dropbox business предоставляет больше средств контроля безопасности и конфиденциальности в масштабах предприятия. Они включают в себя отчетность по данным о членах, ограничения каталога и преобразование индивидуальных счетов, а также включение нескольких уровней защиты. В нем также предусмотрено шифрование, безопасная передача данных, настройка сети и контроль на уровне приложений. Некоторые файлы могут быть защищены паролями;
  • Dropbox business позволяет администраторам восстанавливать утраченные документы в случае массового удаления файлов, случайного удаления и вирусных атак. Эта функция позволяет восстанавливать документы команды в течение примерно 180 дней.

Стоит ли Dropbox Business того? Все планы и затраты

Функции Dropbox Business могут облегчить вашу работу и работу ваших сотрудников, но вы не знаете, стоит ли оно того? Существуют различные планы и стоимость, которые отличаются по инструментам, количеству пользователей и объему дискового пространства.

Однопользовательские планы

  • Professional: эта версия предназначена для фрилансеров. Он имеет 3000 ГБ безопасного пространства для хранения данных с функциями премиальной производительности и гарантирует простой и безопасный обмен файлами. С помощью передачи Dropbox вы можете отправлять файлы объемом до 100 ГБ. Папки также доступны в автономном режиме на мобильных устройствах, а восстановить измененные или удаленные файлы Dropbox можно в течение 180 дней. Вы можете получитьприоритетную поддержку через чат по электронной почте. Стоимость составляет 16,58 евро в месяц.
  • Professional + eSign: Эта версия включает все функции версии Professional с возможностью подписывать документы, не выходя из Dropbox. Вы также можете установить 5 шаблонов для документов, подписываемых чаще. Стоимость составляет 25,99 евро в месяц.

Планы команды

  • Стандарт: эта версия подходит для растущих команд. Вы можете иметь более трех пользователей и общее пространство для хранения 5000 ГБ. С помощью этой версии вы можете восстанавливать файлы и получать их в течение 180 дней. Вы можете передавать большие файлы с помощью Dropbox Transfer объемом до 2 ГБ и получать проверки содержимого и отчеты. Кроме того, он включает Dropbox Backup, который позволяет автоматически создавать резервные копии компьютеров и внешних дисков, подключенных к облаку. Доступ на всех устройствах защищен паролем, и вы можете связаться сприоритетной поддержкой по электронной почте, чату и телефону. Стоимость составляет 12 евро за пользователя в месяц;
  • Standard + DocSend: этот план включает все услуги Standard, но с некоторыми дополнительными инструментами. Вы можете получать аналитику документов в режиме реального времени, отправлять несколько документов по одной ссылке, защищать общие файлы с помощью Passcode и нести расходы.
  • Enterprise: если вам нужны индивидуальные решения и индивидуальная поддержка для помощи и поддержки вашей команды, вы можете обратиться в отдел продаж Dropbox за ценовым предложением.

Как управлять переходом от «Базового» к «Бизнес

У вас уже есть базовый аккаунт Dropbox, но вы хотите перейти на бизнес-аккаунт? Вы можете связать свой личный аккаунт с бизнес-аккаунтом и получить доступ ко всем своим файлам с одних и тех же устройств. Учетные записи остаются независимыми, поэтому вы можете разделять личный и деловой контент. Ниже описана процедура перехода с тарифного плана Basic на Business:

  1. Войдите в свой профиль Dropbox и нажмите на изображение своего профиля или инициалы в правом верхнем углу;
  2. Выберите Настройки > Общие;
  3. Перейдите в раздел«Связать аккаунт команды» или«Связать личный аккаунт» и выберите«Связать аккаунт«.

Как выбрать администратора команды Dropbox

В своем профиле Dropbox Business вы можете выбрать одного или нескольких администраторов, которые будут управлять настройками безопасности, интеграции и общего доступа вашей команды. Вот как выбрать администратора команды Dropbox:

  1. Войдите в свой профиль, выберите изображение профиля и нажмите«Просмотр команд и групп«;
  2. Перейдите на вкладку«Участники«;
  3. Теперь вы увидите список с именами и статусами всех членов команды. Выберите того, кто, по вашему мнению, лучше всего подходит на эту роль, и назначьте его администратором.

Выводы

Dropbox Business — это отличный инструмент, который подходит для различных типов работы, будь то фрилансеры или компании с большим количеством сотрудников. Существует несколько вариантов настройки, которые позволяют выбрать версию, наиболее соответствующую потребностям и целям вашей группы.