Организация работы — это настоящий вызов, особенно когда приходится управлять большими группами или организовывать команду, работающую удаленно. Мало того, даже тем, у кого суматошная и напряженная жизнь, бывает трудно справиться со всеми своими обязательствами. Чтобы избежать дополнительного стресса на работе и в личной жизни, многие обращаются к услугам, которые помогают упростить и организовать работу. Одним из них является Trello — инструмент, позволяющий визуально управлять рабочим процессом с помощью досок объявлений, списков и вкладок, которые можно настраивать в соответствии с вашими личными потребностями или потребностями вашей группы.

Более двух миллионов групп по всему миру используют Trello для оптимизации производительности. В этой статье вы узнаете, как работает Trello, сколько он стоит, ограничения и преимущества этого организационного инструмента.

Индекс

Что такое Trello

Как я уже кратко упоминал во введении к этому руководству, Trello — это приложение, которое позволяет организовать вашу работу, будь то личная или групповая работа, таким образом, чтобы повысить продуктивность и снять стресс от управления большими или меньшими проектами.

Trello основана на модели «Канбан», что в переводе с японского означает «указатель» или «визуальный сигнал». Эта система была изобретенаяпонским инженером Тайичи Оно и внедрена в компании Toyota в 1980-х годах для управления производственными процессами. На практике эта система использует «цветные физические карточки» для создания списков и карточек для организации работы с целью поддержания последовательного потока. Согласно этой модели, каждый список соответствует этапу рабочего процесса. Различные задания перемещаются слева направо по мере их выполнения.

Аналогично, Trello — это своего рода доска, на которой можно создавать списки и задачи, чтобы сделать различные этапы проекта видимыми. Приложение доступно бесплатно как в настольном режиме, так и в виде приложения для смартфонов и планшетов.

Как создать проект в Trello

Готовы ли вы узнать, как сделать первые шаги и создать проект на Trello? Прежде всего, вы должны знать, что есть три ключевых элемента, которые необходимо знать для оптимального управления проектом:

  1. Доски или доски объявлений — это доски, на которых представлены различные проекты. Они могут оставаться приватными или быть доступны другим членам вашей группы. Вы можете создавать столько досок, сколько пожелаете, и делиться ими с разными людьми и командами. Вы можете добавлять на свои доски пользователей, которые уже подписаны на Trello. Внутри досок объявлений можно добавлять бесконечные списки, в которые можно помещать бесконечные доски.
  2. Спискиили перечни — это списки, которые вы можете добавлять на свои доски, в которых вы можете размещать карточки, касающиеся конкретных задач. Списки могут представлять собой макроэтапы проекта или рассказывать о людях, участвующих в этом проекте.
  3. Карточки или индексные карточки являются основной единицей досок объявлений и представляют отдельные идеи или задачи. В них вы можете описать задачу и прокомментировать ее другим пользователям или поручить ее члену своей группы.

Как использовать Trello

В этом разделе мы подробно рассмотримиспользование Trello и откроем для вас основные инструменты этого продукта, чтобы вы могли успешно использовать его для организации своих проектов.

Эта услуга отличается от других своей легкостью и простотой, но, как и во всем, сначала вам придется немного попрактиковаться.

Как создать пинборд в Trello

Выяснив три ключевых элемента, из которых состоит Trello, вот как создать проект в Trello:

  1. После запуска программы нажмите«Создать новую доску объявлений» и дайте название своему новому проекту. Вы можете настроить его, выбрав различные цвета и узоры, чтобы выделить различные проекты, над которыми вы работаете;
  2. После завершения этой части ваша новая доска объявлений появится на главной странице Trello.

Как связать доску объявлений с группой

Доски объявлений или доски могут быть частными или связанными и общими для разных групп и людей:

  1. Чтобы сделать возможным сотрудничество с другими пользователями и группами, необходимо нажать кнопку«Поделиться» в верхней части доски слева;
  2. Отсюда вы можете добавить столько участников, сколько пожелаете, введя их адрес электронной почты или имя пользователя на платформе Trello;
  3. Кроме того, вы можете напрямую создать ссылку, которой можно поделиться, чтобы отправить ее членам вашей группы. После ввода всех имен просто нажмите«Отправить приглашение«.

Как создать список

После того как вы создали свою доску объявлений и поделились ею со своей группой, пришло время добавить списки, которые помогут вам организовать рабочий процесс. Вы можете создавать различные категории списков, такие как «Выполнить», «В работе» и «Выполнено», или создавать списки для каждого члена вашей команды, чтобы назначать конкретные задачи.

Вот как создать список в Trello:

  1. Щелкните по доске объявлений, на которой вы хотите разместить список;
  2. Под названием доски объявлений нажмите«Добавить список«;
  3. Теперь присвойте название списку и продолжите, выбрав«Добавить список«;
  4. В нижней части списка вы найдете кнопку для добавления карточек или картотек в список.

Как создавать открытки

Ваш проект обретает форму благодаря доске и спискам. Не хватает только карточек, которые можно добавить таким образом:

  1. Выберите список и внизу нажмите на кнопку«Добавить карточку«;
  2. Введите название для новой доски и подтвердите. Вы закончили.

После создания вкладки вы можете добавить описание или комментарии, которые будут видны всем участникам проекта. Для этого нужно снова щелкнуть на вкладке. Вы можете дополнительно настроить вкладки, добавив вложения, ярлыки, сроки исполнения и т.д.

Вкладки можно перемещать из одного списка в другой простым перетаскиванием. Например, задача в списке ‘To Do’ может быть перемещена в ‘In Progress’, когда за нее возьмутся.

Как удалить доску объявлений

Вы по ошибке создали доску объявлений или закончился проект? В этом разделе я расскажу вам , как удалить пинборд в Trello. Прежде чем я расскажу вам, как это сделать, вы должны знать, что нет способа полностью удалить доску, вы можете только закрыть ее. Для этого выполните следующие действия:

  1. Откройте интересующую васдоску объявлений;
  2. Выберите значок рядом с именем и нажмите«Закрыть доску«.

Таким образом, доска не будет удалена полностью, но будет сохранена в меню закрытых досок. Чтобы получить к нему доступ, нажмите на«Вкладки»в верхнем углу и выберите«Просмотр закрытых вкладок«.

Этикетки и включение питания

Еще одна особенность, которая делает Trello отличным ресурсом для управления проектами, — это свобода организации доски и настройки всех ее элементов по своему усмотрению с помощью таких инструментов, как ярлыки и бонусы (дополнительные функции).

С помощью меток можно присваивать различные уровни приоритета различным доскам, позволяя отдавать предпочтение одним задачам перед другими. Кроме того, пользователи могут искать вкладки, фильтруя их по цвету. Если кто-то из ваших коллег или вы сами страдаете дальтонизмом, Tello позволяет включить систему маркировки для дальтоников.

Помимо маркировки, существуют дополнительные функции, или Power Ups, которые можно включить для каждой платы:

  • Календарь: эта функция позволяет отображать все те доски, которым вы назначили срок действия;
  • Голосование: с помощью этой функции континенты вашей группы голосуют за карту. Это отличный инструмент, например, в редакционной команде, чтобы определить, какие идеи являются лучшими для будущих постов или статей;
  • Старение карты: если карта, а значит и задание, остаются активными в течение длительного времени, то с помощью этой функции они приобретут вид старой фотографии.

Стоимость Trello: цены и ограничения

Trello — это сервис, который можно бесплатно загрузить как на настольный компьютер, так и на смартфоны и планшеты. Давайте вместе выясним, сколько стоит Trello с точки зрения цен и ограничений:

  • Бесплатная версия: В бесплатной версии приложения вы можете создавать неограниченное количество досок, неограниченное количество бонусов и архивирования, до десяти досок объявлений на рабочее пространство, настраиваемые фоны и стикеры, а также назначать сроки действия;
  • Стандартная версия стоит $5 за пользователя в месяц при годовой тарификации или $6 при ежемесячной тарификации; эта версия подходит для небольших групп, которые хотят расширить свое сотрудничество. Стандартная версия включает все возможности бесплатной версии с возможностью иметь неограниченное количество досок объявлений, расширенные контрольные списки, пользовательские поля, неограниченное хранилище, 1000 выполнений команд рабочего пространства в месяц, одного гостя доски объявлений и сохраненные поиски.
  • Премиум-версия стоит $10 за пользователя в месяц при годовой тарификации или $12,50 при ежемесячной тарификации. Эта версия идеально подходит для больших рабочих групп численностью до ста человек, которым необходимо контролировать несколько проектов различными способами.
  • Версия Enterprise стоит $17,50 за пользователя для групп до 25 членов. Эта версия подходит для крупных компаний, которые хотят выровнять работу в разных группах и усилить контроль.

Всю информацию о стоимости Trello и тарифных планах вы можете найти на официальном сайте.

Преимущества Trello

Если вы все еще не убеждены, что Trello — это инструмент организации работы для вас и ваших сотрудников, вот некоторые преимущества его использования:

  • Он очень прост и интуитивно понятен в использовании. Вам не придется тратить много времени на обучение сотрудников, коллег и фрилансеров тому, как им пользоваться;
  • Вам больше не придется иметь дело со стикерами, заметками или бесконечными электронными письмами: все организовано в Интернете. Вы можете получить доступ к проекту из любой точки мира и в любое время отредактировать его в соответствии со своими потребностями;
  • Что касается организации работы, Trello позволяет назначать задачи, обсуждать действия, создавать контрольные списки и организовывать документы;
  • Благодаря системе мгновенных уведомлений все члены группы не пропустят ни одного обновления;
  • Trello отлично подходит для групп, которые работают с соблюдением сроков. Можно добавить вкладки со сроками исполнения , которые будут желтеть по мере приближения даты сдачи;
  • Trello работает на различных платформах: настольных компьютерах, планшетах и телефонах. Инструмент адаптируется к любому экрану;
  • Структура ценообразования менее сложная, чем у других конкурентов.