Формат PDF (формат портативного документа) — это универсальный графический формат, который подходит для одинакового отображения на любом устройстве, как стационарном, так и мобильном. На самом деле, необходимо знать, что каждая операционная система имеет свой способ управления периферийными устройствами (аудио, видео, принтерами и т.д.), и поэтому вполне возможно, что документ, созданный на одной платформе, будет выглядеть существенно иначе, когда он будет открыт на другой. Это происходит потому, что информация, содержащаяся в наших файлах, в отличие от того, что происходит в реальной жизни, не хранится в той же форме, в которой мы ее видим, а должна время от времени восстанавливаться. Как будто страницы книги перепечатываются каждый раз, когда вы их просматриваете, и именно это происходит, когда вы открываете веб-страницу: браузер читает код, присутствующий на сайте, который вы хотите посетить, с которого он получает инструкции относительно содержания текста, его шрифта, изображений для загрузки и т.д.; поэтому программа попросит операционную систему отобразить эту информацию в той мере, в какой она на самом деле способна это сделать.
Формат PDF, разработанный Adobe с 1993 года, направлен на преодоление, по крайней мере частично, этих ограничений, позволяя пользователю создавать файлы, которые, как правило, не поддаются модификации, содержат графическую и/или текстовую информацию, которая может быть воспроизведена, без изменений, в нескольких различных конфигурациях. Воздействие этого метода архивирования было революционным и нашло немедленное подтверждение во всем мире, в результате чего сегодня многие государства, включая Италию, приняли законы, налагающие использование формата PDF (в частности, в соответствии с международным стандартом, называемым PDF/A, о котором я расскажу вкратце) для цифрового архивирования документов Государственной Администрации. Поэтому, возможно, было бы полезно установить PDF-принтер на Windows, чтобы можно было конвертировать документы в формат, соответствующий стандартам. Посмотрим, как это сделать.
Как установить PDF-принтер на Windows
На Windows-системах сохранение в PDF и (особенно) PDF/A традиционно осуществляется с помощью виртуального принтера, который работает как программа преобразования, используя ту же технологию драйверов, что и реальные принтеры. Поэтому в данном руководстве я расскажу, как установить и управлять одним или несколькими виртуальными PDF-принтерами на вашем компьютере, чтобы вы могли в полной мере воспользоваться широкими возможностями, предоставляемыми форматом. Мы также проанализируем основные особенности наиболее популярного бесплатного программного обеспечения, предлагающего такого рода услуги в среде Windows.
Напоминаю, что мои путеводители предназначены только для иллюстрации, и я не буду отвечать за фактическое функционирование программ и возможностей, о которых я расскажу, даже если я их протестировал, поэтому вам придется обращаться к соответствующим разработчикам за любыми разъяснениями.
Индекс
- Как виртуальные PDF-принтеры работают под Windows
- Совместимые версии Windows
- Нужны ли виртуальным принтерам PDF драйверы?
- PDF-принтеры для Windows
- Принтеры PDF/A для Windows
- Восстановление PDF-принтера на Windows
Как виртуальные принтеры работают в формате PDF на Windows
Виртуальный принтер — это просто принтер программного типа, но операционная система считает его реальным благодаря трюку, который можно легко объяснить: как вы можете себе представить, все принтеры являются периферийными устройствами (такими как мониторы, аудиоколонки и т.д.).), и, следовательно, операционная система нуждается в точных инструкциях по взаимодействию с ними, задача, выполняемая несколькими строками кода, обычно называемыми драйверами; и, поскольку, следовательно, только драйвер способен взаимодействовать с принтером, можно запрограммировать тот, который притворяется, что взаимодействует с принтером, которого, в действительности, не существует, «обманывая» операционную систему.
Зачем ты это делаешь? В прошлом главной причиной было абсолютное отсутствие стандартизации среди периферийных устройств, то же самое привело к рождению формата PDF: каждый компьютер — и каждый принтер! — имели свои собственные аппаратные и программные ограничения, и те, кто писал письмо на домашнем компьютере, форматируя его с определенными графическими особенностями, могли найти его напечатанным совершенно по-другому в офисе. Чтобы обойти эту проблему, Adobe сам изобрел в начале 80-х годов прошлого века формат PostScript, который позволял переводить отформатированный текст в файл с точными инструкциями, читаемый любым совместимым принтером, даже установленным на компьютере с другой операционной системой.
Поскольку было немыслимо, чтобы все текстовое программное обеспечение адаптировалось к этим стандартам, обеспечивая непосредственное сохранение PostScript, было успешно экспериментировано создание виртуальных принтеров: как только был установлен «фальшивый» принтер, достаточно было попросить текстовое программное обеспечение отправить требуемый файл на этот принтер, и он, вместо того, чтобы быть напечатанным, был преобразован драйвером в PostScript-формат, чтобы затем удобно был сохранен на компьютере (так называемая «печать в файл»).
В принципе, таким образом можно конвертировать любой документ в любой формат, при условии, что программное обеспечение, создавшее оригинал, позволяет «распечатать» его. Когда формат PDF стал популярным, казалось логичным использовать эту технологию, потому что она позволяла конвертировать его практически любой программе.
Сегодня ситуация изменилась по сравнению с прошлым, когда создание PDF было возможно только с помощью программы Adobe под названием Acrobat. В настоящее время несколько текстовых программ, таких как Microsoft Word и Open Office Writer, нативно позволяют экспортировать в PDF. Поэтому использование виртуального принтера необходимо только в том случае, если вы хотите аналитически задать характеристики конечного PDF-файла, или если исходная программа не входит в число тех, которые допускают прямое хранение PDF-файла.
Совместимые версии Windows
Все версии Windows, имеющиеся в настоящее время на рынке, позволяют устанавливать виртуальные принтеры для создания PDF-файлов. Кроме того, поскольку виртуальный принтер воспринимается операционной системой так же, как и реальный принтер, вы можете обрабатывать его точно таким же образом и совместно использовать в домашней сети, чтобы использовать на нескольких компьютерах.
Однако я рекомендую использовать последнюю версию Windows, которая не завершила так называемый цикл EOL (окончание срока службы), если вы не хотите, чтобы у вас возникли проблемы при создании PDF-файла. Хотя это все еще может работать, имейте в виду, что сторонние разработчики программ не будут продолжать поддерживать их для всех старых версий операционной системы. Поэтому в устаревшей версии Windows вы можете столкнуться с ошибками.
Если вам нужны примеры того, какую версию использовать для PDF-печати, вот рекомендуемые версии:
- Windows 7, хотя она больше не поддерживается, вы все равно можете использовать ее для печати в PDF, но постарайтесь как можно быстрее переключиться с W7 на W10;
- Windows 8 и Windows 8.1, как и W7;
- Windows 10, любая версия (Pro, Home или другие);
- Windows Server 2016 или 2019, теперь они установлены на большинстве серверов (хотя я случайно снова увидел Windows Server 2012 R2);
Повторяю, абсурдно, вы также можете использовать PDF-принтер на Windows XP или Windows Vista, но он может работать в ограниченном режиме.
Нужны ли виртуальным PDF-принтерам драйверы?
Как я уже объяснял, виртуальные PDF-принтеры во всех смыслах и целях зависят от драйверов программного обеспечения, в то же время предоставляя более интуитивную панель управления с большим количеством функций, чем классический экран экспорта PDF.
В принципе, тогда вам просто нужно установить пакет программного обеспечения, как те, которые я покажу вам в следующих параграфах, чтобы увидеть его виртуальный принтер появится в PDF. Точно, это будет автоматическая установка, и вам вообще не придется искать драйвер.
Рассмотрим тогда, что есть и более «спартанские» решения, которые не включают этот тип интерфейса, но это уже устаревшие гипотезы, которые я не рекомендую устанавливать, за исключением быстрой печати, которая не требует настройки предпочтений; Microsoft Print to PDF, виртуальный принтер, включенный в последние версии Windows, принадлежит к этой категории, и я расскажу вам о нем в ближайшее время.
PDF-принтеры для Windows
Итак, давайте посмотрим на текущую панораму бесплатных виртуальных принтеров для Windows, бесплатных или нет. Пожалуйста, обратите внимание, что я выбрал эти программные продукты исходя из их популярности, и что я буду ссылаться на функции, которые у них есть на момент написания статьи; чтобы проверить фактическое качество их услуг, вам нужно будет связаться с их разработчиками.
Однако, в каждом моменте я пытался добавить процедуру установки PDF-принтера на Windows, а также краткое описание функциональных возможностей этого программного обеспечения. Читайте дальше, чтобы узнать больше об этом.
PDF-принтер Microsoft
До выхода Windows 10 единственным способом сохранения в PDF без помощи стороннего программного обеспечения было воспользоваться функцией внутреннего сохранения в Microsoft Office. Однако сегодня компания Microsoft предоставила в распоряжение своих пользователей предустановленный и простой в использовании виртуальный принтер PDF под названием Microsoft print to PDF. Если эта функция никогда не должна появляться на вашем компьютере с Windows 10 (что случилось со многими пользователями после некоторых обновлений), вы можете прочитать последний абзац этого руководства, где я объясню, что делать.
Использование виртуального принтера Microsoft очень просто: просто откройте документ, который вы хотите преобразовать в PDF с помощью программы по умолчанию (например, документ Word или Excel, или даже документ, созданный с помощью Libre Office или Open Office); затем, используя ту же самую программу, нажмите на кнопку «Печать» (обычно "Файл" > "Печать«) или запустите комбинацию Ctrl + P. Когда появится окно печати, выберите принтер с именем Microsoft Print в PDF, нажмите кнопку «Печать», выберите сохранение и подтвердите путь.
Таким образом, вы увидите PDF-файл на рабочем столе или в любом другом месте, где вы его сохранили. Когда вы откроете его, вы увидите, что экспорт PDF был сделан добросовестно.
К сожалению, однако, как вы заметите, при частом использовании этого принтера, существует мало предпочтений, которые позволяют установить максимальное количество печатаемых страниц или соответствующий диапазон. Таким образом, это слишком базовая услуга, и по этой причине она не повлияла на большой рынок программного обеспечения сторонних производителей.
Принтер Adobe PDF
Хотя Adobe теперь разрешила общее использование технологии PDF, потеряв контроль над ней, старый пакет Acrobat не был брошен, напротив, он подвергался радикальным обновлениям (в том числе и с графической точки зрения), и теперь позволяет подписаться на ежемесячную или годовую подписку на так называемый принтер Adobe PDF.
К сожалению, этот принтер недоступен с бесплатной версией Adobe Acrobat. Поэтому, учитывая расходы, которые не являются легкодоступными (начиная с минимума 15,85 евро в месяц), это решение, кажется, не предназначено для домашних пользователей, но предлагает несомненное преимущество наличия очень высококачественного продукта, созданного той же компанией, которая владеет PDF-форматом.
Короче говоря, если ваша цель заключается в установке PDF-принтера на Windows для вашего бизнеса, и вы планируете ежедневно использовать его, вы можете использовать PDF-принтер Adobe. Он один из лучших и идеально интегрирован с устройством для чтения PDF-файлов. Если вы не определились, вы всегда можете активировать бесплатную пробную версию, как описано на этой странице сайта Adobe.
Foxit Reader
Около 20 лет назад, когда сохранение в PDF еще было связано с использованием Acrobat, независимый программист создал Foxit Software, который распространяет в качестве флагманского продукта набор под названием Foxit Reader, который можно бесплатно скачать по этой ссылке. Это одна из лучших альтернатив Adobe Acrobat.
Foxit Reader — это кроссплатформенная программа, чьи почти полностью бесплатные функции могут быть расширены за счет приобретения дополнительных пакетов. Установка подразумевает немедленное создание виртуального принтера, доступного из любой программы, как я уже объяснял (см. инструкции, приведенные для Microsoft Print в PDF). Кроме того, программная часть предлагает очень продвинутую программу для просмотра/создания PDF, пусть даже немного хаотичную.
Одной из самых полезных функций Foxit Reader, является непосредственность, с которой он позволяет добавлять строки текста в PDF, с помощью функции Typewriter, очень полезно для заполнения предварительно напечатанных форм.
Конечно, вы можете редактировать PDF с помощью Foxit и сохранить его непосредственно, или вы можете распечатать его виртуально через другой виртуальный принтер, как Microsoft, так же, как вы бы хотели с любой другой программой.
PDF24 Создатель
PDF24 Creator — это бесплатное программное обеспечение, разработанное в Германии, которое может похвастаться растущим количеством загрузок и распространяется на 32 языках на сайте PDF24.org. Его удача, довольно недавняя в Италии, исходит от возможности манипулировать сразу и интуитивно понятным способом PDF-файлами, даже уже существующими, объединяя их в один, добавляя или удаляя страницы, вращая их и т.д., а также позволяя пользователю сжимать файлы для большей удобства пользования Интернетом (несмотря, однако, на значительную и неизбежную потерю их качества).
Как и Foxit Reader, PDF24 представляет собой виртуальный принтер, сопровождаемый программным обеспечением для управления, с довольно спартанским и интуитивно понятным видом. Тем не менее, он не имеет тех же возможностей графического редактирования, что и Foxit Reader, поэтому это два продукта, которые могут (или должны, в зависимости от потребностей) жить вместе, чтобы дать полный опыт.
Принтеры PDF/A для Windows
Формат PDF позволяет сохранять множество различных типов данных, но избыточное количество функций рискует, конечно, ухудшить общую стабильность хранения в долгосрочной перспективе, где читаемость информации должна быть гарантирована. По этой причине в 2005 году был определен стандарт PDF/A, который значительно упрощает структуру формата и является единственным (формально) принятым Государственной администрацией.
Если вы используете Microsoft Office, вы можете сохранить в PDF/A, просто нажав кнопку «Параметры», которая появится в окне сохранения, как только вы выберете PDF; затем, в открывшемся окне, выберете стандарт, как я показываю на экране ниже, и перейдете к нормальному сохранению.
Чтобы проверить, был ли PDF-файл сохранен в требуемом формате, просто откройте его с помощью программы для чтения, такой как Adobe Reader, которая немедленно предупредит вас сверху о том, соответствует ли PDF-файл этому стандарту или нет. В качестве альтернативы, для тщательной проверки, используйте руководство, чтобы узнать, является ли PDF-документ PDF/A.
Для остальных, почти все PDF-принтеры (кроме Microsoft Print to PDF) позволяют сохранять в формате PDF/A, делая простые настройки.
В программе Foxit Reader, например, для сохранения в формате PDF/A, необходимо перейти на Панель управления Windows через "Настройки" > "Принтеры и сканеры" > "Путь к PDF-принтеру Foxit Reader«, а также перейти на вкладку "Управление" > "Параметры печати». В открывшемся окне выберите PDF/A по умолчанию, и все готово.
В PDF24, с другой стороны, вы должны настроить качество PDF/A через соответствующее приложение, просто нажав на опцию Настроить в окне сохранения. После выбора, откроется другое окно, из которого вы можете установить стандарт PDF/A и, нажав на кнопку Продолжить, продолжить сохранение.
В обоих программах, конечно, функция сохранения в PDF/A может быть использована для конвертирования обычного PDF в этот формат, но вы должны ожидать возможной потери данных. Итак, чтобы сделать тест, я предлагаю дублировать PDF-файл.
Восстановление PDF-принтера на Windows
Виртуальные принтеры, как и настоящие принтеры, могут давать проблемы, связанные с управлением данными драйвером, которые могут стать перегруженными, особенно если вы хотите преобразовать большой объем информации.
В этом случае вам просто нужно получить доступ к очереди печати и заблокировать активные процессы, которые его заблокировали, просто перейдите в Windows 10 Settings, Printers and Scanners, найдите в окне заблокированный принтер и нажмите Open Queue (Открыть очередь). Если вы не можете это исправить, попробуйте также почистить спулер для печати.
Однако, если вам нужно установить или переустановить PDF-принтер, например, Microsoft Print to PDF, вы можете сделать это, просто перейдя в "Настройки" > "Принтеры и сканеры" и выбрав опцию «Добавить принтер«.
Это запустит мастер установки принтера в Windows, как если бы это был физический принтер, которым он, очевидно, не является. Затем необходимо нажать на ссылку «Принтер не в списке«, которая появится через несколько секунд поиска; в следующем открывшемся окне выберите настройку для ручного добавления драйвера. Очевидно, что порт печати будет виртуальным, поэтому вам нужно будет выбрать «Печать в файл», который вы найдете в списке.
На этом этапе просто выберите драйвер Microsoft print to PDF (или другой владелец, связанный с установленным программным обеспечением), который появится в специальном окне. Если вы не найдете его в списке, кнопка Windows Update позволит вам исправить проблему и завершить установку; конечно же, вы можете добавить сторонний драйвер из того же окна.
Таким образом, вы переустановили PDF-принтер на Windows, и вы можете использовать его в соответствии с методами, описанными несколько параграфов назад.